個人事業主の公式LINE｜個人のLINEから切り替える手順

夜10時すぎ、家族のトークに返事をしていると、その間にお客さまから「明日の予約を30分遅らせてもらえますか」と届く。サロンを開いてから4年、予約も相談も、ずっと個人のLINEで受けてきました。お客さまは40人ほどに増え、友だちの一覧には家族とお客さまが並び、プロフィールの写真は家族旅行のまま。そろそろ仕事用に分けたいけれど、いまのお客さまにどう伝えればいいのかが分からない。

先に答えを書くと、個人事業主の公式LINEは、新しく友だちを集める前に、いまのお客さまの連絡先として整えるところから始めます。公式LINEの名前・あいさつメッセージ・返事をする時間の3つを先に整え、いまのお客さまには来店や相談のついでに1人ずつ移ってもらい、しばらくは個人のLINEでも受けながら、来店が一巡したところで切り替えを終えます。読み終えるころには、移ってもらうときの案内文と、切り替えを終える目安まで決まっています。

個人のLINEと公式LINE、仕事で使うと何が変わるか

公式LINEは、お店や事務所のために用意されたLINEのアカウントです。個人事業主でも無料で作れて、お客さまのLINEにはいつものトークと同じように表示され、仕事で使うと次の3つが変わります。

お客さまから見えるのは、お店の名前とアイコンだけ

公式LINEでやりとりすると、お客さまの側に表示されるのは公式LINEのアカウント名とアイコンです。あなた個人のLINEの名前やプロフィールの写真は見えず、誰が返事を書いているかも相手には分かりません。反対に、こちらの画面にはお客さまがLINEで付けている名前が出ます。本名が分からないときは管理画面の中だけで表示名を書き換えておけて、書き換えた名前は相手には伝わりません。

仕事のトークが、私用のトークと別の場所に届く

公式LINEに届いたメッセージは、個人のLINEのトーク一覧には入りません。スマホなら「LINE公式アカウント」のアプリ、パソコンなら管理画面で読み書きします。家族や友だちのトークの間にお客さまが混ざらないので、写真やスタンプの送り間違いを心配せずに済みます。返事をする時間（応答時間）を決めておけば、時間外に届いたメッセージには、自動で「明日の朝、順番にお返事します」と返すこともできます。

一人ずつのやりとりは、無料のプランのままでできる

公式LINEには月額の料金プランがありますが、お客さまと1対1でやりとりするチャットは、送れる通数に数えられません。全員に同じお知らせを送る「配信」は、無料のコミュニケーションプランなら月200通までです。予約の確認や日時の変更を一人ずつやりとりするだけなら、無料のプランのまま始められます。

お客さまが数人で、決まった方とだけやりとりしていて、私用と混ざって困っていないなら、急いで切り替えなくてもかまいません。夜の通知や送り間違いが気になりはじめたときが、切り替えどきです。

公式LINEのメリットとしてよく挙がるもののなかには、一人で営む規模ではあまり効かないものもあります。たとえば、友だちがどこから追加してくれたかはほとんど見えませんし、配信の通数は送った回数と人数のかけ算で増えていきます。どれが効いて、どれが効かないかは、公式LINEのメリット・デメリットに使ってみて分かることとして書きました。

移る前に、公式LINEで3つを整えておく

いまのお客さまに案内してから中身を整えると、友だちに追加した人が最初に目にするのは、初期設定のままのあいさつと、誰のものか分かりにくいアカウントになります。案内を出す前に、次の3つだけ用意しておきます。

1. アカウント名とアイコンを、誰からのLINEか分かるものにします。お客さまのLINEにはこの名前とアイコンで表示されるので、ふだん呼ばれている屋号にしておくと、通知を見ただけでお店からの連絡だと分かります。アイコンは、看板や受付で目にしているロゴ、または店内の写真が向いています。
2. あいさつメッセージで、お名前を一言送ってもらいます。あいさつメッセージは、友だちに追加した人に自動で届く最初の1通です。ここに「お手数ですが、このトークにお名前を一言送ってください」と書いておきます。公式LINEでは、お客さまから先にメッセージをもらわないと、こちらから一人ずつ話しかけられないからです（LINEヤフーの審査を通った「認証済アカウント」は除きます）。届いたら、管理画面で表示名を本名に書き換えます。
3. 返事をする時間を決めて、時間外の自動の返事を書きます。応答時間を、たとえば9時から19時と決め、時間外には「本日の受付は終了しました。明日の朝、順番にお返事します」と返るようにします。個人のLINEでは夜でも返していた人ほど、決めた時間を先にお客さまへ伝えておくと、あとで返事が遅いと思われずに済みます。

アカウントの開設からあいさつメッセージ、トーク画面の下に出るメニュー（リッチメニュー）の画像までは、どれもあとから直せるので、自分の手で進めて大丈夫です。一方で、友だちに追加したあとに何を何通届けるかという道すじは、あとからやり直しが効きにくいところです。どこまでを自分でやり、どこから任せるかの線の引き方は、LINE構築のやり方にまとめています。

いまのお客さまには、来店のついでに1人ずつ移ってもらう

案内は全員に一度に送るより、1人ずつのほうが受け取ってもらえて、いちばん移ってもらいやすいのは来店や相談のその場です。お会計や相談の終わりに、公式LINEのQRコードをスマホの画面か卓上のカードで見せ、友だちに追加してお名前を一言送ってもらうところまで、その場で一緒に済ませます。

しばらく来店の予定がない方には、個人のLINEで1通だけ送る

次の予約がまだ先のお客さまには、個人のLINEで案内を1通送り、書くのは、何が変わるか、お願いしたいこと、変わらないこと、の3つです。

いつもありがとうございます。このたび、お店専用のLINEを用意しました。これからのご予約やご相談は、こちらで受け付けます。下のリンクから友だちに追加して、お名前を一言送っていただけますか。ご予約の取り方や料金は、これまでと同じです。お返事は9時から19時のあいだにいたします。

友だち追加のリンクは、公式LINEの管理画面で作れるURLを貼ります。変わらないことを一言添えておけば、お客さまは「何か手続きが増えるのかな」と身構えずに済むので、返事をする時間もここで一緒に伝えておきます。

移ってもらったら、表示名とノートで誰かが分かるようにする

公式LINEの管理画面では、お客さまの表示名を本名に書き換えられ、1人ごとにノートを1件残せます（無料で使える基本の機能の場合）。前回の施術や相談の内容、次の来店の目安を書いておくと、話の続きがすぐにできます。個人のLINEでのやりとりは公式LINEには移らず、公式LINEのチャットの履歴も基本の機能では6か月までしか残らないので、長く覚えておきたいことは、ノートに書き写しておきます。

来店が一巡するまでは、個人のLINEでも受ける

公式LINEを用意したその日に個人のLINEでの受付をやめると、案内を見ていない方の連絡が行き場をなくします。しばらくは両方で受け、お客さまが一通り来店するのを待ってから、切り替えを終えます。

両方で受けるあいだは、個人のLINEに届いた予約にも応える

個人のLINEに予約が届いたら、いつもどおり受けたうえで、最後に「次からは、こちらのお店のLINEでお願いします」と友だち追加のリンクを添えます。移るまで返事を待ってもらったり、こちらへ送り直してもらったりしないことが、関係を崩さないこつです。

終える目安は、お客さまが次に来るまでの間隔で決める

両方で受ける期間は、日数で決めるより、お客さまが次に来るまでの間隔で決めると無理がありません。月に1回通う方が多いお店なら1〜2か月、年に数回の相談が中心なら、次の相談が一巡するまで。来店のたびに案内していけば、移ってくださる方が少しずつ増えていきます。最後まで移っていない方には、個人のLINEで最後の案内を1通送り、そのあとは届いた連絡に応えながら、公式LINEへ案内する形に変えます。

この「次に来るまでの間隔」は、移ったあとに配信の回数を決めるときにも使います。次の予約や相談までの日数を書き出し、その間にお店を思い出してほしい時を数えると、週に何回という目安に頼らずに回数が決まります。決め方の手順と、無料の200通に収まるかの計算は、公式LINEの配信頻度の決め方に書いています。

無料のコミュニケーションプランが月200通までで、LINEチャットの送受信や応答メッセージがその通数に数えられないことは、LINEヤフーの公式の料金プランのページに載っています。料金や通数はあとから改定されることがあるので、切り替える前に一度そのページで今の金額を確かめておくと安心です。移ってもらう順番と案内文は、LINE・UTAGE構築で個人事業主の方の公式LINEを整えている立場から書きました。

いまのお客さまの連絡先として整え、1人ずつ移ってもらう

個人事業主の公式LINEは、まず、いまのお客さまの連絡先として整えます。公式LINEならお客さまに見えるのはお店の名前だけで、仕事のトークが私用と別の場所に届き、1対1のチャットは通数に数えられないので無料のプランのまま始められます。案内の前にアカウント名とアイコン・あいさつメッセージ・応答時間の3つを整え、来店のついでに1人ずつ移ってもらい、案内文には変わること・お願い・変わらないことを書きます。個人のLINEは、お客さまの来店が一巡するまで両方で受けてから閉じてください。

公式LINEの名前やあいさつメッセージ、応答時間の設定から、移ったあとの配信の流れまでまとめて整えたいときは、LINE・UTAGE構築でお引き受けしています。いまのお客さまの人数と通っていただく間隔をうかがって、切り替えの順番から一緒に組み立てます。