教室の公式LINE｜体験の夜の一通と、振替の決まりを先に

夜9時、最後のクラスの子を見送って片付けを終え、公式LINEを開くと、今日体験に来た親子からの「ありがとうございました」と、別の保護者からの「来週は運動会の練習で休みます」が並んでいます。枚方の自宅で子ども向けの英語教室を開いて5年、体験の申し込みはインスタから公式LINEに届くようになったのに、体験のあと入会まで進むかは保護者からの返事を待つしかなく、振替の連絡にも一人ずつ言葉を考えて返しているうちに夜が過ぎていきます。

教室の公式LINEは、体験を申し込んだ保護者が入会を決めるまでと、通い始めてからの欠席・振替・休講の連絡を、同じトークでつなぐ場所として使うと役目がはっきりします。この記事では、友だちになってもらう相手と時点、体験の夜に送る一通、入会の日に送る振替の決まり、休講の知らせ方を順に書き、最後に、来週体験に来る方から使えるように定型文と曜日のタグを用意するところまで進めます。

書いているのは、お店や教室の公式LINEの構築をお引き受けしている会社で、使うのはどれも公式LINEの標準の機能と、無料のプランの範囲でできることです。

教室の公式LINEで友だちになるのは、通わせるかを決める保護者

子ども向けの教室では、公式LINEで友だちになる相手は習うお子さんより保護者で、体験を申し込むのも、入会を決めるのも、欠席の連絡をくれるのも保護者です。そこで、友だちに追加してもらう時点を体験レッスンの申し込みのときにしておくと、申し込みから入会、通い始めてからの連絡までが、その保護者との1つのトークにまとまります。

申し込みは、友だちに追加したあと、お子さんの名前と学年、希望の曜日をトークに一言送ってもらう形にしておきます。LINEヤフーの審査を通っていない公式LINE（未認証アカウント）では、管理画面のチャットに出てくるのは、一度メッセージを送ってくれた人のトークだけなので、最初に一言もらうと、体験の夜の一通や振替の返事を、こちらから一人ずつ送れる状態になります（LINEヤフー for Business「チャット」のマニュアル）。

インスタから来る保護者には、プロフィールのリンクと固定の投稿、投稿の最後の一文で、申し込み先を公式LINEの1つにそろえ、「体験レッスンの申し込み」という同じ言葉で案内すると、どこから申し込めばいいかで迷わせずに済みます。保護者が申し込む前にインスタで確かめる4つ（先生の人柄・レッスンの様子・通える条件・体験の申し込み方）の見せ方と、生徒の顔を出さない撮り方は、教室のインスタ集客に書きました。

いまの保護者とは個人のLINEでつながっているなら

通っている家庭とは先生の個人のLINEでやりとりしてきた、という教室なら、公式LINEのアカウント名とアイコン、友だちに追加した人に届くあいさつメッセージ、返事をする時間の3つを先に整え、お迎えのついでにQRコードを見せて1家庭ずつ移ってもらい、移り終えるまでは両方で連絡を受けます。案内の文面と、両方で受ける期間の決め方は、個人事業主の公式LINEに順に書いています。

体験の夜に、お子さんの様子と入会を考える材料を送る

体験レッスンの日の夜は、保護者がお子さんから「どうだった？」と話を聞いて、通わせるかを家で考えはじめる時間です。この日の夜にチャットで送る一通には、来てくださったお礼のあとに、レッスン中のお子さんの様子を1つと、入会を考えるときに確かめたい材料を書くと、家族で相談するときにそのトークを見返してもらえます。

お子さんの様子は、先生が見たことを1つだけ

様子は、「最初は小さな声でしたが、最後のゲームでは自分から手を挙げてくれました」のように、レッスンの中で先生が見たことを1つ書きます。「英語に向いていると思います」のような見立てを書くより、その場で見えた一場面のほうが、家でお子さんから聞いた話と重なって、保護者には思い浮かべやすくなります。

入会の材料は、空いている曜日と月謝と始める時期

入会を考えるときに保護者が確かめたいのは、通える曜日と時間に空きがあるか、月謝のほかに入会金や教材費がかかるか、いつから始められるか、といったことです。体験の場で口頭で伝えていても、夜の一通に「いま空いているのは火曜の16時半と木曜の17時半のクラスです。月謝は月4回で〇〇円、入会金と教材費が別に〇〇円かかります。来月の第1週から始められます」と書けば、家で予定と照らし合わせながら読み返せます。

最後は「ご家族で相談されてからで大丈夫です。気になることがあれば、このLINEでいつでも聞いてください」と添えて、返事を急がせない形で終えます。この一通はチャットで一人ずつ送るので、配信の通数には数えられません。LINEヤフーの料金プランの説明では、通数として数えるのは「送った回数×送った友だちの数」で、チャットの送受信は数えない側に入っているので、無料のプランのままでも、体験の方へ一人ずつ送る分は通数を気にせずに使えます（LINEヤフー for Business「LINE公式アカウントの料金プラン」）。

欠席と振替は、入会の日に決まりを1通で送っておく

通い始めた家庭から公式LINEに届きやすいのは、「今日は熱が出たので休みます」「振替はできますか」といった欠席と振替の連絡です。振替の決まりが保護者に伝わっていないと、何日前までに言えばいいか、月に何回まで振り替えられるかを一人ずつ説明することになり、同じ質問への返事でレッスンの合間が埋まっていきます。

そこで、入会が決まった日に、振替の決まりをチャットで1通送っておきます。書くのは、欠席の連絡の期限、送ってほしいこと、振替の条件（月に何回まで、どのクラスへ）の3つです。たとえば「お休みのときは、前日の20時までにこのLINEで、お子さんのお名前と休む日を送ってください。振替は月1回まで、空きのある曜日のクラスにご案内します」のように書き、決まりの中身は教室ごとに違ってかまわないので、入会のときにお渡しする案内の紙に書いてある内容とそろえておきます。

レッスン中に届いた連絡は、終わってからまとめて返す

レッスン中に届いた欠席の連絡に、その場で返す必要はありません。公式LINEでは返事をする時間帯（応答時間）を決めて、時間外は応答の方法を切り替えられるので、自動の返事で「レッスン中はお返事ができません。19時半以降に順番にお返しします」と伝えると、保護者は返事を待てます。時間外の自動の返事の文例と、よく聞かれることをトーク画面の下のメニュー（リッチメニュー）に置くやり方は、サロンの公式LINE活用の前半を見てください。

教室全体の知らせは配信、通う家庭への連絡はチャットで

年末年始のお休みや発表会の日程のように、教室全体に関わる知らせは、全員への配信で送ります。ただ、体験の申し込みのときに友だちになってもらうので、友だちの中には体験だけで入会していない家庭も入っています。全員への配信は、そうした家庭に届いても差し支えない知らせに限り、通っている家庭だけへの連絡は、次に書くタグで分けて送ります。

配信は通数に数えられて、無料のコミュニケーションプランで送れるのは月200通まで（2026年10月に先ほどの料金プランのページで確認）です。友だちが保護者25人だけで、ほかに配信をしていなければ、全員への配信は月に8回までになり、体験だけの家庭や、ご両親がそろって友だちになっている家庭があれば、その分も人数に入って回数は減ります。

曜日のクラスは、チャットのタグで分けておく

台風や先生の体調で火曜のクラスだけ休みにするようなときは、その曜日の家庭にだけ知らせたいところです。公式LINEのチャットでは保護者一人ひとりにタグを付けられて、チャットの設定で作ったタグを押すと、そのタグの付いた人を確かめられます。入会の日に「火曜」「木曜」のように通う曜日をタグで付けると、休講のときはそのタグの家庭へ、チャットで一人ずつ送れます。無料の範囲では、作れるタグは5種類まで、1人に付けられるタグは1個までなので、レッスンの曜日が5つまでの教室なら曜日をそのままタグにでき、週2回通うお子さんや、きょうだいで曜日が違う家庭は、手元の名簿に2つ目の曜日を書いておき、休講のときはタグの家庭に送ったあとで名簿を見て、その家庭にも一人ずつ送ります（LINEヤフー for Business「チャット」のマニュアル）。

一人ずつの事情は、トークでその保護者のアイコンを押すと開くプロフィールの「ノート」に残します。無料の範囲ではノートは1つのトークに1件までなので、お子さんの名前と学年、通う曜日、今月の振替の回数を1件にまとめて書き、振替のたびに書き換えていきます。チャットのメッセージの保存期間も無料の範囲では半年なので、入会の日に送った振替の決まりのように長く残しておきたいことは、ノートや手元の名簿にも書き写すと安心です。

来週の体験の方から、定型文3つで始める

毎晩ゼロから文章を考えると続かないので、ここまでの文面は、チャットの設定にある「定型文」に登録します。定型文を作ると、トーク画面で文章を打たずに同じ文章を送れるので、体験の夜の一通、入会の日の振替の決まり、振替の連絡を受けたときの返事（「ご連絡ありがとうございます。〇日はお休みで承りました。振替は〇曜の〇時のクラスに空きがあります」）の3つを用意すれば、あとは送る前に、名前と日にち、空いている曜日を書き換え、体験の夜の一通ではお子さんの様子を、その日に見た場面に差し替えるだけになります。

今夜は、来週体験に来る方を一人思い浮かべて、その方に送る一通を定型文の下書きとして書き、振替の決まりの1通も、入会の案内の紙と見比べながら書いてみてください。いま通っている家庭には、その1通を次のレッスンの日までにチャットで一人ずつ送り、あわせて通う曜日のタグを付ければ、来週からの欠席と振替の連絡は、その決まりに沿って返せるようになります。

体験の申し込みから振替の受付まで、どこを手で送り、どこから自動にするかを一緒に決めたいときは、LINE・UTAGE構築でもご相談を受けています。公式LINEの標準の機能だけで組む場合は、予約の日を起点にした自動の配信ができず、一部に手作業が残る「半自動」の形になることもページのよくある質問でお答えしているので、教室の規模に合わせて、どこまで手で回すかから一緒に考えます。