文字が多いスライドを見やすくする｜1枚1メッセージへの直し方

来週が本番。スライドは20枚できている。ただ、通しで見ると1枚が重い。言いたいことは全部入っているのに、自分で読み返しても頭に入ってこない。

文字を小さくしてみる。行間を詰めてみる。入ることは入るけれど、見やすくはなりません。文字が多いスライドは、文字の大きさの問題ではないからです。

その1枚は、話すためか、配るためか

いちばん先に決めるのはここです。ほとんどの「文字が多いスライド」は、話すためのものと、配るためのものが1枚に同居している状態です。

話すスライドは、読ませるとあなたが消える

スクリーンに文章が出ていると、聞き手はまず読みます。読んでいるあいだ、あなたの声は入りません。読み終わるころには話が先へ進んでいて、追いつけない。それで顔が上がらなくなります。

話すためのスライドに要るのは、いま何の話をしているかの見出しと、口で言うより速い図だけです。説明は口から出ます。

その図をCanvaで作るなら、最初に覚える型は4つで足ります。Canvaで図解を作る方法にまとめました。

配る資料は、読ませるために文字が要る

反対に、あとで読み返す資料は文字が必要です。その場にあなたがいないので、口で補えません。ここを削ると、読んだ人は意味が取れなくなります。

同じ内容で2つ作るのは手間に見えますが、話す用は配る用から文字を抜くだけなので、実際には20枚で30分ほどです。PowerPointならスライドをコピーして本文を消し、消した文章をノート欄に移せば、手元原稿にもなります。

1枚1メッセージに直す、4つの手順

話す用に直す前提で書きます。来週の本番なら、この順番で1枚2〜3分です。

• その1枚で言いたいことを、声に出して一文で言う
  言えなければ、その1枚には2つ以上入っています。まず分けます。
• 言えた一文を、そのまま見出しにする
  「売上の推移」ではなく「下がったのは3月だけです」。体言止めをやめると、それだけで1メッセージになります。
• 残りの文章から、口で言う部分を消す
  背景、経緯、注意書き。話せばいいものは全部消します。
• 消せなかったものが2つ以上残ったら、スライドを分ける
  枚数が増えるのは構いません。1枚あたりの時間が短くなるだけです。

この順番で効くのは2つめです。見出しを体言止めから文にするだけで、1枚に何を入れるかが自動的に決まります。「売上の推移」なら何を載せてもよくなりますが、「下がったのは3月だけです」なら3月が分かるものしか要りません。

削れないときは、分ける

どうしても減らせない表やグラフがあります。そのときは減らさず、同じ図を2枚に出して、見てほしいところだけ色を変えるやり方があります。

1枚目は全体、2枚目は該当の行だけ濃い色にして、ほかを薄くする。情報量は変えずに、見る場所が1つになります。

1枚でやってみる

実際に当てるとこうなります。もとの1枚には、こう書いてあったとします。

見出し：当社の売上推移について
本文：2024年度は前年比で微増となりましたが、3月に一時的な落ち込みがありました。これは主要取引先の決算期変更によるもので、4月以降は回復しております。年間を通じて見ると、下期の伸びが上期を上回っており、とくに新規のお客さまからのご依頼が増えております。

まず声に出して一文で言ってみます。「落ちたのは3月だけで、理由もはっきりしています」。言えたので、この1枚は1メッセージです。それを見出しにします。

見出し：落ちたのは3月だけです
本文：（消す。口で言う）
図：月別の棒グラフ。3月だけ色を変える

決算期の変更も、下期の伸びも、新規のお客さまの話も、全部口から出ます。むしろスクリーンに無いほうが、話を聞いてもらえます。下期の話をどうしても残したいなら、それは2枚目です。

それでも読みにくいときに見る3つ

1枚1メッセージにしたのに詰まって見えるなら、次の3つを見てください。どれも本番前の10分で直せます。

• 行の長さ
  1行が長いほど読みにくくなります。1行25〜30字で折り返すと、同じ文字数でもかなり軽くなります。
• 余白
  四辺の外側を、いまより広くとってください。中身を減らさなくても、余白を足すだけで見やすくなります。
• 色の数
  文字色・強調色・背景の3色までにします。色が4つを超えると、どこが大事か分からなくなります。

後ろの席から見えるかを、必ず確かめる

画面で見て読めても、会場では読めないことがあります。確かめ方は簡単で、スライドを縮小表示にして、机から1メートル離れて見るだけです。

ここで読めない文字は、本番でも読まれません。読まれない文字は、その場に無くてよい文字です。消してください。

誰に向けて話すかが決まると、削る判断が速くなる

削れない原因のほとんどは、聞き手が一人に決まっていないことです。はじめて聞く人にも詳しい人にも届かせようとすると、両方ぶんの説明が要ります。

会場の中でいちばん届けたい一人を決めてください。その人が知っていることは全部消せます。この「誰に」の決め方はインスタのコンセプト例で型にしていますが、考え方はスライドでも同じです。

当社が開催してきたセミナーの様子はセミナー一覧にまとめています。スライドそのものの制作はスライド／デザイン制作でお受けしていて、話の順番から一緒に整理します。

よく聞かれる3つのこと

枚数が増えると、時間が足りなくなりませんか

増えません。1枚あたりの滞在時間が短くなるだけだからです。文字の多い1枚を3分かけて説明していたものが、3枚を1分ずつになります。むしろ、いま何枚目の話をしているかが伝わるので、聞き手は追いやすくなります。

上司や事務局から「情報を入れてほしい」と言われます

その場合に必要なのは、たいてい配る資料のほうです。話す用と配る用を分けて、配る用に全部入れてください。「投影は要点だけにして、詳細は配布資料に入れました」と一言添えると、たいてい通ります。両方を1枚に入れる必要はありません。

アニメーションで1つずつ出すのでは駄目ですか

1枚に3つ以上入っているものを順に出すやり方は、読ませる量は減りますが、1枚1メッセージにはなっていません。戻って見せたいときに操作が増え、配布用に書き出すと全部重なって出ます。枚数を分けるほうが、あとが楽です。

まとめ

文字が多いスライドは、文字を小さくしても見やすくなりません。先に決めるのは、その1枚が話すためのものか、配るためのものかです。1枚で両方を兼ねると、読まれも聞かれもしない1枚になります。

話す用に直すなら、言いたいことを声に出して一文で言い、それを見出しにして、口で言う部分を消す。2つ以上残ったら分ける。この4つで、来週の本番には間に合います。