ホームページの問い合わせと迷惑メール｜本物を見落とさない分け方

たとえば、枚方で一人でハウスクリーニングを始めて3か月の人なら、こんな帰り道があるかもしれません。現場を終えて車の中でスマホを開くと、ホームページのフォームから届いた通知が並んでいて、1通は英語とURLだけの本文、もう1通は「貴社のホームページを拝見しました」で始まる営業の案内です。やっと届いたと喜んだ通知がこれだと、だんだん件名だけ見て流すようになり、先週の1通がエアコン掃除の問い合わせだったと2日たってから気づく、ということが起こります。

ホームページの問い合わせに届くメールは、機械が送るもの、人が送る営業、本物のお客さまからの1通の3種類に分けると、それぞれにどう手を打つかが決まります。この記事では、3種類の見分け方から入り、お客さまの1通を見落とさない受け取り方、機械の送信を減らすためにフォームへ入れる仕組み、営業の連絡を見分ける基準の順に書き、最後は今夜のうちに終えられるGmailの設定まで進めます。

書いているのは、開業したばかりの事業者のホームページづくりをお引き受けしていて、自社のサイトでも問い合わせフォームを作り替えて運用している株式会社GORAQUEです。

ホームページの問い合わせと迷惑メールは、3種類に分ける

フォームの通知をまとめて「迷惑メール」と呼んでいると、どれも同じ悩みに見えますが、誰が送ったものかで3つに分かれます。1つ目は機械が送るもので、本文が英語や記号の並びだったり、URLだけが書いてあったりする通知が、続けて届くのが目安です。英語というだけで決めつけず、同じような通知が続いているかまで見たうえで、こちらは人の手を使わずに、フォームの仕組みで減らしていきます。

2つ目は人が送る営業で、「ホームページを拝見しました」「集客のご提案です」のように、丁寧な日本語で書かれています。人間と機械を見分ける仕組みは、人が入力した営業の連絡を止めるためのものではないので、ここは自分で見分けて、返さないと決めるところです。3つ目は本物の問い合わせで、通知が迷惑メールのフォルダに入ってしまうと、お客さまは待っているのに自分だけが気づいていない状態になり、3種類の中でいちばん困るのはこの場合です。

そもそも通知が1通も届いていないなら、止まっている場所は別にあるかもしれません。ホームページを見つけてもらう、読んでもらう、連絡してもらうの3つの段のどこで止まっているかを、開かれた回数と問い合わせのページが開かれた回数の2つで決める手順は、ホームページに問い合わせが来ないに書きました。

お客さまの1通を見落とさない受け取り方を、先に決める

自分宛てに1通送って、届いた場所と送信元を見る

最初に、スマホで自分のホームページのフォームを開き、お客さまのつもりで1通送ります。通知が受信トレイに届いたか、迷惑メールのフォルダに入ったかを見ます。そのメールの差出人のアドレスを控えておくと、このあとの登録に使えます。どこにも見当たらないときは、パソコンでGmailを開き、検索オプションで検索する場所を「すべてのメール（迷惑メール、ゴミ箱のメールを含む）」に切り替えると、迷惑メールとゴミ箱までまとめて探せます（Gmailヘルプ「Gmail のメールが見つからない」）。それでも無ければ、通知の宛先が制作を頼んだ人のアドレスのままになっていないかを、頼んだ相手か、作成サービスのフォームの設定画面で確かめます。

送信元を「迷惑メールにしない」に登録する

通知の送信元が分かったら、パソコンのブラウザでGmailを開いて登録します。検索オプションの「From」に送信元のアドレスを入れ、「フィルタを作成」を押して、「迷惑メールにしない」にチェックを入れて作成すれば終わりです。差出人が通知ごとに変わる作りのフォームなら、「From」の代わりに「件名」へ、自分のフォームの通知だけに使われている言葉を入れ、検索結果に別のメールが混ざらないことを確かめてから作成します。通知が迷惑メールのフォルダに入っていたときは、そのメールを選んで上部の「迷惑メールではない」を押します。Googleの案内では、こうして除外すると、以降その送信者からのメールは迷惑メールに振り分けられなくなると説明されています（Gmailヘルプ「正当なメールが [迷惑メール] に振り分けられる問題を解決する」）。

通知は件名で流さず、迷惑メールのフォルダは見る曜日を決める

通知の件名はどれも同じになりやすいので、件名で判断せず、本文の最初の数行まで開いて読むと決めます。Gmailでは、迷惑メールのフォルダのメールは30日たつと完全に削除されるので（Gmailヘルプ「Gmail のメールが見つからない」）、月に一度も開かないでいると、入っていた通知に気づく機会そのものがなくなります。登録を済ませたあとも、たとえば毎週月曜の朝に数分だけ開く、というように曜日を決めておきます。フォームのそばに「2日以内にお返事します」のような目安を書いているなら、受信トレイも迷惑メールのフォルダも、その目安より短い間隔で見るように決めます。問い合わせのページに書く項目は名前・連絡先・相談したいことの3つに絞り、返事の目安を添えるのが基本で、文例はホームページの原稿の書き方に載せています。

屋号のアドレスで受けているなら、サーバーの中を確かめる

「info@屋号.com」のように自分のドメインのアドレスをGoogle Workspaceで受けている場合は、メールの届け先を決めるMXレコードという設定が、Googleのメールサーバーを指している必要があります（Google Workspace ヘルプ「MX レコードを設定する」）。当社も2026年10月に自社のフォームを作り替えたとき、ホームページを置いているサーバーの中に同じドメインのメールアカウントが残っていると、サーバーから送った通知がGmailへ届かないことを確かめました。自分宛ての1通が届かず、ここまでの確認でも見つからないときは、「ホームページを置いているサーバーの中に、同じドメインのメールアカウントが残っていませんか」と、頼んだ相手に聞いてみてください。

機械の送信は仕組みで止め、人の営業は基準で見分ける

機械の送信は、受け付ける前に止める

機械の送信は、1通ずつ読んで消しても追いつかないので、フォームの側で受け付ける前に止めます。代表的なのは、人間と機械を見分ける仕組みをフォームに組み込むことで、GoogleのreCAPTCHAやCloudflareのTurnstileがあります。どちらも、お客さまの手間をなるべく増やさずに機械を止める考え方の仕組みですが、本物のお客さまが止められないとは言い切れないので、入れたらスマホで1通送って確かめます。どちらを使えるかは、ホームページの作り方によって違います。業者に頼んだなら「機械の送信を止める仕組みは入っていますか」と頼んだ相手に聞き、作成サービスで自分で作ったなら、そのサービスのフォームの設定画面や案内ページで確かめます。

当社のフォームには、ほかにも受け付ける条件を入れています。本文に日本語が入っていないものを断る、本文に書けるURLの数に上限を置く、同じ送り手が短い時間に続けて送れないようにする、人には見えない欄を置いて機械が埋めたら断る、の4つです。条件を足すときに当社が基準にしているのは、本物のお客さまが断られないかどうかなので、海外のお客さまを受ける仕事なら日本語の条件は外し、条件を変えたらスマホで実際に送って確かめます。

自動返信は、要らなければ止める

送った人へ「受け付けました」と自動で返すメールは便利ですが、フォームに他人のアドレスを入れて送られると、知らない人へ自分のホームページからメールが届いてしまいます。GMOペパボは2025年3月に、ロリポップの利用者へ向けて、問い合わせフォームの自動返信機能を悪用したスパム配信の注意喚起を出し、対策として自動返信機能の無効化やreCAPTCHAの導入を挙げました。ほかのサービスでフォームを使っている人も対象になる場合があると報じられています（ScanNetSecurityの記事）。当社のフォームでは受付の確認メールに入力内容を入れない形にしています。確認メールそのものが要らない仕事なら、送信後の画面に「2日以内にお返事します」と出すだけでも足ります。

メールアドレスをページにそのまま載せている場合は、フォームに置き換えておきます。XServerビジネスの解説によると、巡回するロボットはページのHTMLからアドレスの形の文字列を集めていて、「@」を別の文字に置き換えたり画像にしたりする方法では十分に防げないため、宛先がページに出ないフォームをすすめています（XServerビジネス「メールアドレスの暗号化」）。

人が送る営業は、自分の仕事の話があるかで見分ける

営業の連絡かお客さまかを見分けるときは、本文に自分の仕事の話があるかどうかを見ます。「エアコン2台を来週の土曜に」「枚方市内ですが来ていただけますか」のように、場所や台数、時期が書いてあるなら、短い文でもお客さまの可能性が高いので、先に返します。「貴社の集客を支援します」のように相手の売りたいものの話が続き、社名を入れ替えればどの会社にも送れる文面なら、営業と考えて返さなくてかまいません。

どちらか迷ったときは、「ご依頼の内容を教えてください」と短く1回だけ返すことにしておきます。返信は短い一文で済みますが、相手がお客さまだったときに返さないでいると、その仕事を逃してしまうからです。本文のURLや添付ファイルは、相手が分からないうちは開かないようにします。

フォームの通知に「迷惑メール」の報告は押さない

営業や機械の通知を見ると、Gmailの「迷惑メールを報告」を押したくなりますが、フォームの通知は、多くの場合、本物も迷惑なものも同じ送信元から同じ形で届きます。Googleの案内では、報告したメールは迷惑メールに振り分けられ、報告が増えるほど類似のメールが迷惑メールと判断されやすくなると説明されています。当社は、本物の通知まで巻き込むおそれがあると考えて、フォームの通知には報告を使わずに、削除で済ませるようにおすすめしています（Gmailヘルプ「Gmail で迷惑メールを報告する」）。先ほど登録した「迷惑メールにしない」のフィルタと、消すだけという決まりをそろえておくと、受け取り方が崩れません。

営業を減らしたいなら、フォームの上に「営業のご連絡はご遠慮ください」と一文添える方法があり、すべて止まるとは言えないものの、書いておくと返さない理由がはっきりします。項目に「ご用件」を選ぶ欄を置いておくと、通知を開いた時点で見積もりの相談かどうかが分かり、読む順番も決めやすくなるので、当社のフォームでもご用件を選んでもらう形にしています。

今夜は、送信元の登録までを終わらせる

今夜は、スマホで自分宛てに1通送って、届いた場所と送信元のアドレスを確かめ、パソコンでGmailを開いて「迷惑メールにしない」のフィルタを作るところまで進めてください。あわせて、迷惑メールのフォルダを見る曜日をカレンダーに入れておけば、お客さまの1通を受け取る準備は整います。機械の送信を止める仕組みが入っているかは、明日、頼んだ相手に1行聞くか、作成サービスの案内ページを見れば分かります。

フォームのまわりまで含めて見直したいときは、ホームページ制作でもご相談を受けています。当社の制作事例でも、デザインの作り直しに合わせて、スマートフォンでの見やすさやお問い合わせフォームまでを一緒に整えました。